Il software PerfectGym ti consente di gestire con facilità l’affitto degli armadietti,
tenendo sotto controllo la data di scadenza del noleggio, la quota pagata, l’elenco degli armadietti
liberi e occupati e, infine, mantenendo un archivio storico per risalire facilmente
ad eventuali danneggiamenti.

La data di fine noleggio può essere monitorata direttamente dal controllo accessi in modo che, allo scadere
del periodo di affitto, il socio possa essere avvisato.

Vediamo di seguito i passaggi necessari per utilizzare la gestione armadietti con il software.

Impostare l’elenco degli armadietti disponibili

La prima cosa da fare è inserire all’interno del software l’elenco degli armadietti disponibili per il noleggio.

Gli armadietti vengono inseriti suddividendoli per spogliatoio e/o per zona e attribuendo loro una numerazione (eventualmente preceduta da una lettera esempio: a1, a2 ecc.).

Questa operazione viene fatta solamente una volta allo scopo di creare un archivio degli armadietti presenti all’interno del centro.

Procediamo nella seguente maniera:

1) Selezionare dal menu “Servizi e abbonamenti” della schermata principale di PerfectGym
il comando “Armadietti”.

Tramite la finestra “Gestione armadietto” si potrà inserire un singolo armadietto, una serie di armadietti, visualizzare gli armadietti occupati, quelli liberi, ricercare un armadietto da chi è noleggiato o visualizzare l’archivio storico di un singolo armadietto.

Inserimento di un singolo armadietto

Per inserire un singolo armadietto e sufficiente:

1) selezionare lo spogliatoio e o eventualmente la zona

2) spuntare l’opzione “Controllo accessi” se l’armadietto deve essere monitorato in fase di accesso al varco

3) inserire il numero dell’armadietto

4) inserire una durata media di noleggio (esempio 30 giorni). Questa durata può essere modificata in fase di affitto dell’armadietto

5) specificare il costo (selezionando l’opzione “costo giornaliero” in fase di affitto il sistema contabilizzerà il costo moltiplicato il numero di giorni di noleggio)

6) selezionare il centro di fatturazione

7) fare click sul tasto “Memorizza”

8) procedere con gli altri armadietti

Per rivedere gli armadietti inseriti selezionare lo spogliatoio dalla casella a discesa.

Inserimento di una serie di armadietti

Il tasto “Serie” consente l’inserimento, in maniera automatica, di una serie contigua di armadietti.

Vediamo i passi da effettuare per utilizzare correttamente questa funzione:

1) selezionare lo spogliatoio e o eventualmente la zona

2) spuntare l’opzione “Controllo accessi” se l’armadietto deve essere monitorato in fase di accesso al varco

3) inserire una durata media di noleggio (esempio 30 giorni). Questa durata può essere modificata in fase di affitto dell’armadietto

4) specificare il costo (selezionando l’opzione “costo giornaliero” in fase di affitto il sistema contabilizzerà il costo moltiplicato il numero di giorni di noleggio)

5) selezionare il centro di fatturazione

6) fare click sul tasto “Serie”

7) inserire nella finestra di richiesta il primo numero della serie da creare (esempio 2 se si vuole iniziare la serie dall’armadietto  numero 2) e confermare con il tasto OK

8) inserire l’ultimo numero della serie (esempio 10 se si vogliono creare una serie di armadietti da 2 a 10) e confermare con il tasto OK

9) inserire una eventuale lettera da far precedere alla numerazione degli armadietti (esempio A se si vuole creare una serie di armadietti numerati con A2, A3, A4 ecc.) altrimenti lasciare vuoto e confermare con il tasto OK

Per visualizzare gli armadietti appena creati selezionare semplicemente lo spogliatoio di appartenenza

Azzerare gli armadietti di uno spogliatoio

E’ possibile eliminare gli armadietti di uno spogliatoio semplicemente selezionando lo spogliatoio o la zona dalla casella a discesa e facendo click sul tasto “Azzera”

Attenzione: questa procedura elimina completamente gli armadietti dall’archivio

Agire su un singolo armadietto

Per agire su di uno specifico armadietto selezionarlo con il doppio click dalla lista (per visualizzare gli armadietti ricordarsi di selezionare lo spogliatoio)

Una volta selezionato l’armadietto saranno visualizzati nella finestra le relative informazioni (numero, costo, ecc.).

A questo punto è possibile:

1) modificare i dati dell’armadietto
Per far questo è sufficiente modificare i valori all’interno delle caselle e fare click sul tasto “Modifica”

2) cancellare l’armadietto
Fare click sul tasto “Cancella”

3) liberare l’armadietto
Fare click sul tasto “Libera” se si vuole rendere disponibile l’armadietto per un nuovo noleggio

Visualizzare gli armadietti noleggiati

Per visualizzare gli armadietti noleggiati basta effettuare questi due passaggi:

1) selezionare l’opzione “armadietti occupati”

2) selezionare lo spogliatoio

Nella finestra verranno visualizzati esclusivamente gli armadietti noleggiati dello spogliatoio selezionato

Allo stesso modo è possibile visualizzare solo gli armadietti liberi (selezionando l’opzione “armadietti liberi”)

Visualizzare in dettaglio i dati di noleggio di un singolo armadietto

E’ possibile visualizzare in dettaglio i dati di noleggio di un determinato armadietto (il socio che lo ha noleggiato, il periodo di affito, se ha pagato oppure no) e, eventualmente, i dati storici (chi precedentemente aveva noleggiato quell’armadietto e quando lo aveva liberato)

Di seguito riportiamo i  passi necessari per utilizzare questa funzione:

1) fare click sul tasto “Ricerca”

2) selezionare lo spogliatoio

3) digitare il numero dell’armadietto interessato

4) fare click sul tasto “Ricerca”

E’ possibile effettuare una ricerca nello storico per visualizzare tutti gli affitti che hanno interessato quel determinato armadietto selezionando l’opzione “Ricerca nello storico” e ripetendo i passi da 2 a 4

Assegnare un armadietto ad un socio

L’assegnazione di un armadietto ad un socio viene effettuato direttamente dalla sua scheda nella sezione abbonamenti.

I passi da seguire sono:

1) aprire la scheda cliente e andare nella sezione “Abbonamenti”

2) fare click sul tasto “aggiungi” 

3) selezionare dalla casella a discesa l’armadietto che si desidera affittare (il sistema visualizzerà solo gli armadietti liberi dello spogliatoio selezionato in base al sesso del socio. Vengono inclusi nella lista anche gli armadietti inseriti nello spogliatoio “unico”)

4) modificare eventualmente il periodo di inizio e fine del noleggio (viene calcolato in base alla durata predefinita memorizzata in fase di inserimento degli armadietti)

5) se il socio paga immediatamente l’armadietto fare un click sulla casella a discesa per selezionare “Si”. Confermare  in questo caso, nella finestra visualizzata, il costo dell’armadietto e il tipo di pagamento.

Una volta salvata la scheda del socio, il periodo di noleggio (se è stata utilizzata l’opzione “Controllo accessi” in fase di inserimento dell’armadietto) sarà monitorato ogni volta che il socio accederà al varco, bloccandolo nel caso in cui risulti scaduto (per dar modo di liberare l’armadietto)

Liberare l’armadietto assegnato al socio

Dalla scheda socio è possibile liberare l’armadietto assegnato semplicemente facendo click sul numero dell’armadietto e utilizzando il tasto “Libera”

Un concetto sbagliato

Molto spesso il contratto di assistenza è visto erroneamente come un costo fisso, una spesa inutile da affrontare.

In realtà le cose stanno in maniera del tutto diversa.

Perchè stipulare un contratto

Stipulare un contratto di assistenza significa prendere una decisione strategica fondamentale per assicurare sicurezza e continuità al tuo business e, allo stesso tempo, salvaguardare il tuo investimento iniziale.

Nel momento in cui si presenta un problema di natura tecnica riuscire a ridurre il tempo di fermo del tuo sistema informatico è un fattore molto importante.

Ti sei mai chiesto quanto ti costa rimanere fermo con la tua attività non potendo controllare gli accessi e/o usufruire del software di gestione del tuo centro ?

Benefici del contratto di assistenza

Il contratto di assistenza ti garantisce diversi vantaggi esclusivi sia come servizi aggiuntivi, non erogabili in maniera diversa, sia come tariffe particolari per i normali interventi di assistenza tecnica.

Con il contratto di assistenza la vostra rete e azienda perché otterrete una risoluzione esperta del problema.

Qui di seguito trovi elencati i motivi validi per aiutarti a capire se un contratto di questo tipo può essere o meno utile per la tua attività.

Vantaggi esclusivi per i clienti contrattualizzati.

• Supporto telefonico illimitato
• Consulenze telefoniche tecniche gratuite
• Teleassistenza illimitata
• Tariffe agevolate di intervento onsite (direttamente da cliente)
• Priorità di intervento, utile specialmente in caso di chiamate concomitanti con altri clienti senza contratto.
• Possibilità di usufruire del servizio di assistenza condivisa (solo per alcune regioni abilitate) con tariffe molto basse
• Aggiornamento del software
• Valutazione ed eventuale realizzazione di modifiche o funzioni particolari richeste (solo dopo la valutazione del team tecnico)

Come funziona l’assistenza PerfectGym

Ogni richiesta di intervento va effettuata esclusivamente chiamando il numero dell’ Help Desk 06/916500146 che risponde dal Lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 20.00.

Alla nostra operatrice va specificato il nome del centro sportivo e la richiesta o l’eventuale problema riscontrato.

Una volta aperto il ticket di assistenza un tecnico provvederà (nei tempi previsti) a contattare il cliente per risolvere il problema.

In alternativa si può inviare una mail a: assistenza@perfectgym.eu

Questo servizio è dedicato esclusivamente a clienti con il contratto di assistenza in corso di validità

Cosa non si dovrebbe fare

Molto spesso le richieste di intervento vengono effettuate chiamando direttamente un tecnico sul cellulare.

Se la persona interpellata, per qualche motivo, non risponde perché non è in quel momento disponibile, la chiamata può andare persa (non essendo visibile agli altri componenti dello staff) e i tempi per risolvere il problema si allungano inevitabilmente.

La cosa migliore da fare è aprire sempre un ticket di assistenza chiamando l’help desk al numero 06/916500146 o inviando una mail ad assistenza@perfectgym.eu. In questa maniera tutto lo staff tecnico sarà al corrente della richiesta e del problema riscontrato e potrà intervenire garantendoti un tempo di attesa minimo.

Il contratto di assistenza è scaduto. Cosa fare ?

Il pensiero che normalmente ricorre quando scade il contratto di assistenza è: “Vabbè..lo rinnovo nel momento in cui ho un problema”

Purtroppo questa è la cosa più sbagliata che si possa fare, Vediamo perchè.

Se il cliente rinnova prima della scadenza (o al massimo qualche giorno dopo) il rinnovo potrà essere effettuato a prezzo agevolato.

In caso contrario occorrerà stipulare un nuovo contratto a prezzo pieno.

Per far questo occorre inviare una mail a: amministrazione@perfectgym.eu specificando il centro sportivo e il motivo della richiesta.
L’amministrazione provvederà ad inviare il relativo modulo di stipula del contratto.

Posso richiedere assistenza senza stipulare un contratto ?

Senza un contratto di assistenza in corso di validità è possibile richiedere solo ed esclusivamente interventi onsite (sul posto)
conteggiati a tariffa piena. Gli interventi saranno schedulati dopo eventuali interventi di clienti con contratto in corso.

Non è possibile, inoltre, usufruire in alcun modo di aggiornamenti software, assistenza telefonica e online

E’ indubbio che la massima convenienza si ha nel rinnovare alla scadenza !

La Money Card è uno strumento integrato all’interno del software gestionale PerfectGym che consente ai soci del club di effettuare acquisti o di usufruire di servizi a pagamento senza dover portare con se denaro o monete.

La si può paragonare ad una sorta di “carta di credito prepagata virtuale” valida esclusivamente all’interno del club: il cliente effettua una ricarica che può utilizzare per acquistare prodotti (barrette, acqua, integratori) nel punto vendita della palestra, per consumare al bar, per farsi la doccia o attivare i phon ecc.

La ricarica che il cliente effettua viene memorizzata contabilmente all’interno dell’archivio centrale del centro sportivo e non localmente nel dispositivo di accesso (card, portachiavi o altro).

Questo garantisce al socio la sicurezza di non perdere l’importo caricato in caso di smarrimento della propria tessera o transponder.

L’accredito dell’importo utilizzato per l’acquisto può avvenire in diversi modi:

• tramite l’impronta digitale
• tramite transponder
• tramite terminali selfservice
• comunicando i propri dati all’operatore del punto vendita

In qualsiasi momento il cliente può chiedere la stampa del proprio estratto conto (saldo, movimenti effettuati ecc.)

I Vantaggi della Money Card

I vantaggi nell’utilizzare questo sistema di pagamento sono molteplici, sia dal punto di vista del gestore che del cliente del club:

• Si generano flussi di cassa anticipati grazie alle ricariche dei clienti
• Si incentivano gli acquisti all’interno del club, sia perchè i clienti non hanno più bisogno di portare con loro soldi, portafogli, borse o altro, sia per la possibilità di effettuare promozioni sull’uso della money card (paghi 10 € e ti ricarico 12 € – oppure il caffè acquistato con la money card ti costa 0,60 € anziché 0,80 €)
• Si evitano perdite di denaro dovute ai clienti che prendono prodotti con la promessa di pagarli in seguito (“prendo un acqua..poi la pago quando esco” )

Come Si Utilizza la Money Card

Di seguito si riportano le operazioni da effettuare per utilizzare la money card nel sistema gestionale PerfectGym.

Abilitazione della money card

La prima operazione da effettuare per poter utilizzare la money card è abilitarla sulla scheda del socio.

Per far questo occorre ricercare la persona, entrare nella scheda “abbonamenti” ed effettuare i seguenti passaggi:

1) fare click sull’icona money card

2) fare click sull’opzione “abilita money card”

3) inserire l’importo da caricare nella casella “Importo”. Se si vuole inserire il periodo di validità della ricarica.
Fare click sul tasto “aggiungi importo”

4) Salvare le modifiche effettuate sulla scheda del socio

Nell’icona della money card sulla scheda socio compariranno delle monete ad indicare che è abilitata e contiene del credito da utilizzare

Accredito dell’importo utilizzato dal socio

Le soluzioni per scalare l’importo speso dal cliente dal suo credito sono diverse.

Oltre all’utilizzo nel punto vendita di uno dei nostri POS Touchscreen, è possibile utilizzare un normale computer sfruttando le funzioni già integrate nel software gestionale PerfectGym

Le funzioni che permettono di gestire gli acquisti tramite money card sono due:

1) Money Card
Questa funzione si attiva dal menu “Acquista” –> “MoneyCard”

Tramite questa schermata è possibile identificare il socio tramite codice tessera (o transponder), impronta digitale o semplicemente ricercandolo con nome e cognome.

Una volta visualizzato il credito residuo le operazioni che è possibile effettuare sono:

• ricarica della money card
• stampa dell’estratto conto del socio
• acquisto di prodotti con accredito sulla money card

2) Punto Vendita
Questa funzione la si può attivare dal menu “Acquista” –> “Punto Vendita” e simula una cassa touchscreen direttamente sul tuo PC

Le operazioni che puoi svolgere tramite questa schermata sono molteplici:

• accreditare gli importi direttamente sulla moneycard del cliente
• memorizzare i prodotti maggiormente venduti sui vari tasti.
• effettuare l’identificazione del cliente tramite transponder, impronta digitale o ricerca con nome e cognome.
• ricaricare la money card
• praticare sconti sui prodotti acquistati
• gestire vari tipi di stampante per scontrini fiscali e non